Η τεκμηρίωση του ψηφιοποιημένου υλικού του Φιλοτελικού και Ταχυδρομικού Μουσείου πραγματοποιήθηκε σε διάφορα επίπεδα και στάδια λογικής συνέχειας και πάντα σε συνάρτηση με το ανοιχτού κώδικα λογισμικό πρόγραμμα, Collective Access, το οποίο παραμετροποιήθηκε και αποτελεί το ψηφιακό αποθετήριο, στα πλαίσια του έργου «Ψηφιακή Διαχείριση του πολιτισμικού αποθέματος του Φιλοτελικού και Ταχυδρομικού Μουσείου, με κωδικό ΟΠΣ 5150253 του ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημοσίου Τομέα 2014 – 2020», με την στήριξη του συγχρηματοδοτούμενου επιχειρησιακού προγράμματος ΕΣΠΑ 2014 -2020.
Ειδικότερα: α) έγινε δεικτοδότηση του ψηφιακού υποκατάστατου με σκοπό την εύρεσή του κατά την αναζήτηση στο αποθετήριο και στη συνέχεια ορίστηκαν τα πεδία της τεκμηρίωσης (metadata) που συνοδεύουν σε πρώτο επίπεδο το ψηφιακό τεκμήριο, β) καθορίστηκαν οι λειτουργίες του λογισμικού που διαχειρίζεται τη βάση δεδομένων και το οποίο υποστηρίζει τις βασικές λειτουργίες προσθήκης, διόρθωσης και διαγραφής πόρων καθώς και τα βασικά ερωτήματα ανάκτησης πληροφορίας. Επιπλέον, συμπεριλαμβάνει υποσύστημα για την προσθήκη και διαχείριση της τεκμηρίωσης του υλικού, γ) αναπτύχθηκαν οντολογίες αξιοποιώντας τα αποτελέσματα του πρώτου επιπέδου τεκμηρίωσης.
Στόχος ήταν η διασύνδεση των πληροφοριών που περιλαμβάνονται στα ψηφιοποιημένα τεκμήρια όλων των κατηγοριών, δηλαδή να συνδεθούν οι πληροφορίες αυτές σ’ ένα ενιαίο περιβάλλον με τρόπο ώστε οι χρήστες του συστήματος (τεκμηριωτές, ερευνητές κ.λπ.) να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες από διάφορα αρχεία. Ο θησαυρός όρων (η οντολογία) υποστηρίζει προηγμένες τεχνικές αναζήτησης και εξόρυξης πληροφορίας με τη χρήση εργαλείων γλωσσικής τεχνολογίας π.χ. μορφολογικό λεξικό ώστε να εντοπίζονται όλοι οι τύποι ενός λήμματος. Ο θησαυρός που δημιουργήθηκε έχει βασιστεί στα μεταδεδομένα που συνοδεύουν το ψηφιακό πολιτισμικό υλικό.
Συγκεκριμένα τεκμηριώθηκαν :
- Φιλοτελικό υλικό, σύμφωνα με τα υποχρεωτικά πεδία τεκμηρίωσης που ακολουθούν τις Βασικές προδιαγραφές διαλειτουργικότητας για την ένταξη συλλογών στον Εθνικό Συσσωρευτή Ψηφιακών Πολιτιστικών Πόρων
- Λυτά έγγραφα, σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής ΔΙΠΑΠ
